PRIVACY & COOKIE POLICY

1. Algemeen – waarvoor dient deze privacy policy?

1.1. Dit is de privacy policy van BV LVT69 (ondernemingsgegevens: zie artikel 2 hieronder) (hierna ook “XXLSign” “wij” of “ons”). Deze privacy policy is van toepassing op de verwerking van uw persoonsgegevens door LVT69, met inbegrip van de verwerking ervan op of via onze website beschikbaar op https://www.XXLSign.be/ (hierna: de “Website”). XXLSign is ervan overtuigd dat de bescherming van uw persoonsgegevens van essentieel belang is. Deze privacy policy beoogt u op een behoorlijke en transparante wijze te informeren over de verwerking van uw persoonsgegevens door XXLSign. Deze privacy policy dekt niet het privacybeleid van derden noch van websites of applicaties waarnaar via (zelfs toegestane) hyperlinks op de Website zou worden verwezen. Wij raden u aan deze privacy policy zorgvuldig door te nemen.

1.2. Deze privacy policy wordt fysiek of elektronisch aan u ter beschikking gesteld en is te allen tijde te raadplegen onder de rubriek ‘Privacy Policy’ op de Website. In geval van verzoeken of bijkomende vragen kunt u steeds een e-mail richten aan: [email protected]. XXLSign behoudt zich het recht voor om deze privacy policy op elk moment te wijzigen. Raadpleeg deze daarom regelmatig. De gewijzigde privacy policy zal bekend gemaakt worden op de Website.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

2.1. XXLSign is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. XXLSign is de verwerkingsverantwoordelijke. Dit betekent dat zij het doel en de middelen van de verwerking bepaalt en instaat voor de rechtmatige en correcte verwerking van uw persoonsgegevens.

2.2. XXLSign treft alle passende maatregelen opdat de verwerking in overeenstemming zou zijn met de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (hierna: “AVG”). De , aangestelden en medewerkers van XXLSign alsook dienstverleners die zij inschakelt en die toegang hebben tot uw persoonsgegevens hebben evenzeer de verplichting de AVG na te leven.

3. Hoe kunt u ons contacteren?

Rechtsvorm: BV
Vennootschapsnaam: LVT69
Maatschappelijke zetel: De hoeve 1 – 2390 Malle
BTW-nummer: BE 0822.223.765
Telefoonnummers: +32(0)3 653 08 99
E-mail: [email protected]
Hyperlink Website: https://www.XXLSign.be/

4. Welke gegevens verwerken wij van u en op welke wijze?

4.1. In het kader van het sluiten en/of de uitvoering van (diensten)overeenkomsten met u, verwerken wij (alle of een gedeelte van) volgende (persoons)gegevens:van natuurlijke personen: naam, voornaam, telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres, geboortedatum, geboorteplaats, ondernemingsnummer, rijksregisternummer of paspoortnummer, domicilieadres en eventueel verblijfsadres, beroep, gebruikelijk rekeningnummer, kopie van identiteitskaart of paspoort (voor- en achterzijde), kopie van KBO inschrijving, alsook alle of een gedeelte van voormelde (persoons)gegevens van eventuele lasthebber(s) van deze natuurlijke personen; van rechtspersonen: rechtsvorm, vennootschapsnaam, handelsnaam, maatschappelijke zetel, uitbatingszetel, KBO nummer, BTW nummer, telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres, kopie van oprichtingsakte en/of (gecoördineerde) statuten, gebruikelijk rekeningnummer, alsook alle of een gedeelte van voormelde (persoons)gegevens van bestuurders en/of aandeelhouders en/of begunstigden en/of hoofdcontactperso(o)n(en) en/of eventuele andere lasthebber(s) van deze rechtspersonen.

4.2. Via de Website verwerken wij enkel volgende persoonsgegevens van u: uw naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres en eventuele andere persoonsgegevens die u zelf opgeeft in het contactformulier op de Website.Deze persoonsgegevens worden enkel verwerkt voor zover u deze aan ons verstrekt (al dan niet via de Website). Via de Website verwerken wij onder meer ook volgende gegevens: apparaatgegevens, logbestandsgegevens zoals het IP-adres, browser en besturingssysteem, de externe website die u heeft doorverwezen en de door u bezochte pagina’s op de Website (en de datum en tijd van de door u bezochte pagina’s). Deze gegevens worden automatisch, enkel voor statistische doeleinden en met oog op verdere verbetering van de Website van XXLSign verwerkt. Meer informatie over het gebruik van cookies op de Website vindt u in onze cookie policy: zie hieronder.

4.3. XXLSign kan uw persoonsgegevens rechtstreeks van u ontvangen dan wel onrechtstreeks via derden. XXLSign kan uw persoonsgegevens ontvangen en verwerken in het kader van de (diensten)overeenkomst met u, wanneer u contact opneemt met XXLSign, telefonisch, schriftelijk of via de Website dan wel via cookies op de Website. XXLSign kan uw gegevens ook ontvangen via derden (al dan niet als verwerker in opdracht van XXLSign).

4.4. De verwerking van bovenvermelde (persoons)gegevens is noodzakelijk voor de doeleinden zoals bepaald in artikel 5 hieronder.

5. Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij uw persoonsgegevens?

5.1. XXLSign verwerkt uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

- Cliëntenbeheer – uitvoering van onze diensten: Wij verwerken uw persoonsgegevens om in contact te treden met u, uw eventuele vragen te kunnen verwerken en beantwoorden en u de nodige inlichtingen te verschaffen over ons, onze diensten, onze , onze erelonen of andere met onze dienstverlening gerelateerde informatie. Tevens beheren wij uw persoonsgegevens voor het beheren van onze cliëntenbestanden, het uitvoeren en opvolgen van opdrachten, administratie, facturatie en boekhouding. Wij verwerken uw persoonsgegevens m.o.o. het sluiten en uitvoeren van (diensten)overeenkomsten met u. De dienstverlening van XXLSign kan onder meer betrekking hebben op adviesverlening, bijstand bij bemiddeling, bijstand bij een onderhandeling, bijstand bij een procedure en optreden als (bijzonder) lasthebber.

De verwerking van uw gegevens voor deze doeleinden is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met u en/of om op uw verzoek bepaalde maatregelen te nemen vóór of met het oog op het sluiten van deze overeenkomst. Tevens kunnen wij in het kader van de overeenkomst met u of op basis van onze gerechtvaardigde belangen gegevens van andere betrokkenen verwerken. Indien u bepaalde van uw persoonsgegevens, zoals identificatiegegevens en/of financiële gegevens, die noodzakelijk zijn in het kader van de overeenkomst of op grond van wettelijke verplichtingen, niet verstrekt, dan kunnen wij u niet contacteren en/of kunnen wij onze diensten niet uitvoeren.

- Leveranciersbeheer: Wij verwerken ook persoonsgegevens van onze dienstverleners in het kader van de overeenkomst met hen of op basis van onze gerechtvaardigde belangen.

- Sollicitantenbeheer (werving en selectie): Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken in het kader van een sollicitatie bij XXLSign. Dit kan op basis van de voorbereiding en/of uitvoering van een (arbeids)overeenkomst met u, uw toestemming of onze gerechtvaardigde belangen.

- Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken om de dienstverlening en expertise XXLSign te optimaliseren.

- Direct marketing: Uw persoonsgegevens kunnen worden gebruikt voor direct marketing. Dit is het via een nieuwsbrief of andere middelen (bv. social media) toesturen van informatie over ons kantoor, onze dienstverlening, of (juridische) informatie of wetswijzigingen die voor u interessant of nuttig zou kunnen zijn. Indien u cliënt bent van ons, gebeurt dit op grond van onze gerechtvaardigde belangen om te ondernemen. Indien u geen cliënt bent van ons, zal uw voorafgaande toestemming worden gevraagd. Dergelijke toestemming is vrij en zal op elk moment kunnen worden ingetrokken.

- Het verzorgen van een optimale werking van onze Website: Wanneer u de Website bezoekt of raadpleegt, kunnen bepaalde elektronische gegevens worden verwerkt, zoals cookies en IP-adres (zie artikel 4.3 hierboven). Cookies vergemakkelijken de interactie tussen de bezoeker en de Website en worden gebruikt met het oog op verbetering van de gebruikerservaring en voor de verzameling van statistieken onder de bezoekers van de Website. Cookies zorgen er ook voor dat uw persoonlijke instellingen en voorkeuren worden opgeslagen of dat beeld- en geluidsmateriaal kan worden afgespeeld. Bepaalde cookies kunnen geplaatst worden door een derde, bv. Google Analytics, voor het meten van het gebruik van een website.

Meer informatie over het gebruik van cookies vindt u in onze cookies policy: zie hieronder.

De doorgifte aan onze , externe dienstverleners en/of andere contractspartijen van XXLSign voor de uitvoering van voorgaande punten.

Het naleven van toepasselijke wetgeving.

Bepaalde gegevens moeten wij verwerken in het kader van het naleven van bepaalde wetgeving van toepassing op ons, onze en onze beroepsactiviteiten. Zo zijn wij verplicht om de identiteit van onze cliënten te verifiëren in het kader van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten. In dit verband verwerken wij uw (persoons)gegevens zoals vermeld hierboven onder artikel 4.

5.2. De verwerking van uw persoonsgegevens, al dan niet op of via de Website, maakt niet het voorwerp uit van zgn. “geautomatiseerde individuele besluitvorming” of van profilering.

6. Wie kan uw persoonsgegevens nog ontvangen en/of verwerken (naast XXLSign)?

6.1. De volgende (categorieën van) ondernemingen, instellingen of entiteiten kunnen uw persoonsgegevens ontvangen en/of verwerken (al dan niet als verwerker in opdracht of op instructie van XXLSign): partners, leveranciers, (onder)aannemers, externe dienstverleners waarop XXLSign beroep doet en die uw persoonsgegevens ontvangen en/of verwerken in het kader van onze activiteiten (bv. onze IT leverancier(s) in het kader van beheer, onderhoud, ondersteuning en hosting van de Website, IT infrastructuur, netwerkbeheer, ondernemingen die betalings- en facturatiediensten, marketing diensten of analytische diensten verlenen aan XXLSign); de boekhouder(s) / accountants van XXLSign; de verzekeringsmakelaar(s) en/of verzekeraars van XXLSign; de individuele (met inbegrip van vennoten, medewerkers en stagiairs (en hun eventuele vennootschappen)) van XXLSign; externe of vervangers die in onderaanneming diensten verlenen aan (de van) XXLSign of waarmee XXLSign samenwerkt; gerechtsdeurwaarders; (beëdigd) vertalers; notarissen; accountants, revisoren of (gerechts)deskundigen; stafhouders; Cel voor Financiële Informatieverwerking van de FOD Financiën; Instellingen verbonden aan het beroep van advocaat, zoals maar niet beperkt tot de Orde van Vlaamse Balies, lokale Ordes van , Conferentie van de Jonge Balie, Bureau voor Juridische Bijstand in het kader van pro deo dossiers; bepaalde online diensten zoals Digitaal Platform voor de Advocaat, e-Deposit (voor online neerlegging van conclusies en stukken), DPA-Deposit etc.; artsen en/of non-profitorganisaties (bijvoorbeeld voor medische aansprakelijkheidsdossiers).

6.2. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door derden die geen gegevens verwerken in opdracht van XXLSign, maar daar zelf voor verantwoordelijk zijn.

6.3. XXLSign kan verplicht worden uw persoonsgegevens te verstrekken of te verwerken op grond van een op XXLSign rustende wettelijke verplichting en/of naar aanleiding van een verzoek daartoe vanwege toezichthoudende autoriteiten of overheidsinstanties.

7. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

7.1. Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk om de in artikel 5 bepaalde doeleinden te bereiken, tenzij op de bewaring of verwerking ervan bijzondere wettelijke bepalingen van toepassing zijn.

7.2. XXLSign is op grond van artikel 2276bis Burgerlijk Wetboek ontlast van haar beroepsaansprakelijkheid en niet meer verantwoordelijk voor bewaring van stukken vijf jaar na het beëindigen van haar taak. In die zin moet XXLSign uw persoonsgegevens minstens vijf jaar na de beëindiging van haar taak bijhouden.

8. Wat zijn uw rechten?

8.1. U hebt het recht op informatie omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit wordt u meegedeeld via deze privacy policy.

8.2. U hebt het recht om ons te verzoeken om: inzage van uw persoonsgegevens. U kunt kosteloos één kopie van de gevraagde informatie krijgen. Indien u om bijkomende kopieën verzoekt, kan XXLSign u hiervoor een redelijke vergoeding aanrekenen als administratieve kost. verbetering van uw persoonsgegevens; verwijdering van uw persoonsgegevens indien: o de verwerking van die gegevens niet langer noodzakelijk is voor het doeleinde of de doeleinden waarvoor ze door XXLSign werden verwerkt; o u een gegeven toestemming heeft ingetrokken; o u bezwaar maakt tegen de verwerking; o de persoonsgegevens onrechtmatig door XXLSign zouden zijn verwerkt; o dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting; of o de persoonsgegevens verwerkt zouden zijn in verband met een aanbod van online dienstverlening aan kinderen. Dit recht kunt u niet uitoefenen indien de verwerking nodig is: o voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie; o voor het nakomen van een wettelijke verplichting van XXLSign zoals haar verplichting om dossiers en gegevens van u vijf jaar te bewaren in het kader van de beroepsaansprakelijkheid van (artikel 2276bis Burgerlijk Wetboek); o voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een (rechts)vordering. beperking van de verwerking die op u betrekking heeft. U hebt het recht om een beperking van de verwerking te verkrijgen indien u: o de juistheid van de persoonsgegevens waarover wij beschikken, betwist; o de verwerking onrechtmatig is en u zich tegen het wissen van de persoonsgegevens verzet en in de plaats daarvan om de beperking van het gebruik ervan verzoekt; o XXLSign deze gegevens niet meer nodig heeft terwijl u deze gegevens wel nog nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of o in afwachting van een antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van XXLSign zwaarder doorwegen dan die van u indien u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang.

8.3. U hebt het recht om tegen de verwerking van uw persoonsgegevens bezwaar te maken. U kunt te allen tijde en kosteloos bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing. U kan zich eenvoudig verzetten door dit te laten weten via [email protected] en/of via uitschrijving op de Website. U zal dan van ons geen nieuwsbrieven meer ontvangen. In deze mailings wordt u overigens steeds de mogelijkheid geboden om zich uit te schrijven.

8.4. U hebt het recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens. U hebt het recht ons te vragen om de persoonsgegevens die wij van u hebben verkregen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en om die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. Dit recht heeft u enkel indien de verwerking door XXLSign berust op uw toestemming of de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht. Zo kan u ons bv. verzoeken uw dossier en gegevens rechtstreeks te bezorgen aan uw advocaat die XXLSign opvolgt.

8.5. Indien de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, hebt u het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken.

8.6. U hebt het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – T: +32(0)2 274 48 00 – E: [email protected]). In geval van een klacht kunt u ook XXLSign contacteren op [email protected].

8.7. De uitoefening van uw rechten, zoals hierboven uiteengezet, is afhankelijk van de vereisten en voorwaarden zoals bepaald in de AVG.

8.8. Voor de uitoefening van bovenstaande rechten kunt u eenvoudigweg een verzoek richten aan XXLSign op [email protected] waarbij u zich afdoende dient te identificeren. Wanneer XXLSign redenen heeft om te twijfelen aan uw identiteit, mag zij u om aanvullende informatie vragen die nodig is ter bevestiging van uw identiteit. Doorgaans zal XXLSign een kopie van uw identiteitskaart vragen om te verifiëren wie effectief een verzoek indient.

9. Wat zijn onze verplichtingen?

9.1. Wij treffen alle passende beveiligingsmaatregelen ter bescherming van uw persoonsgegevens. Dit behelst onder meer de nodige maatregelen inzake toegangscontrole, fysieke en operationele veiligheid, in het bijzonder met betrekking tot onze servers, platformen en de Website van XXLSign.

9.2. Wij houden een register van onze verwerkingsactiviteiten bij waarin ook de (categorieën van) verwerking van uw persoonsgegevens wordt beschreven.

9.3. Wij werken mee met de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten (op hun verzoek).

9.4. Wij zullen, waar nodig en/of verplicht, beveiligingsincidenten en datalekken (met inbegrip van onrechtmatige verwerking, verlies, onbeschikbaarheid, vernietiging, beschadiging of niet toegelaten verspreiding van uw persoonsgegevens) onmiddellijk aan de Gegevensbeschermingsautoriteit melden en dit uiterlijk 72 uur na kennisname daarvan. In geval dergelijke inbreuk in verband met uw persoonsgegevens waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten, en onder de voorwaarden zoals bepaald in de AVG, zullen wij dit ook melden aan u. In geval u op enigerlei wijze kennis zou krijgen van dergelijke inbreuk of van een inbreuk in verband met persoonsgegevens van anderen, kunt u XXLSign contacteren op het e-mailadres [email protected].

Vragen?

Contacteer ons gerust: [email protected].